Cuántas veces hemos escuchado la frase de Peter Druker: “Lo que se puede medir, se puede mejorar” o la más conocida aún de W. Hewlett, co-fundador de HP: “No se puede gestionar lo que no se puede medir”.
Sin embargo, es bastante común que empresas de todos los tamaños solamente posean información requerida por la ley o el regulador.
Los estados contables son, en muchos casos, la única fuente de información que las empresas de todos los tamaños, sectores y localizaciones utilizan, para guiarse en lo que refiere a las decisiones de gestión.
En aquellos casos en que se utilizan diferentes programas para controlar y/o gestionar diversas funciones de la empresa, es común encontrar informes parciales que se obtienen del área “Reportes” del software de turno.
En este sentido encontramos el reporte de ventas dentro del software de facturación, que muestra por ejemplo la facturación por mes y por sucursal o por producto o por un conjunto de variables, siendo esto sumamente útil para tener una idea de los ingresos que tiene la empresa.
Podemos citar otros ejemplos, como lo son los reportes del software de recursos humanos, de stock, de egresos y así sucesivamente.
Desde esta óptica, una empresa que cuente con un sistema de gestión integral o ERP tendrá todos los reportes en una sola herramienta y presentado de manera coherente y la información no sería un problema...
Lamentablemente, ésta no es la solución para los requerimientos de información de una empresa del siglo XXI. No solo porque el mundo en que vivimos es cada vez más cambiante y porque el World Economic Forum sugiera que estamos en el inicio de la 4ª Revolución Industrial (que está cambiando no solo la manera en que producimos, vivimos y nos relacionamos con nuestros pares), sino porque la realidad muestra que es más común de lo que quisiéramos, que analistas, asistentes, secretarias y demás, descarguen grandes listados de estos sistemas para crear reportes a medida en hojas de cálculo (típicamente Excel).
Esto demuestra que los tomadores de decisiones (dueños, directores, gerentes, supervisores) no están satisfechos con cómo su software presenta estos reportes o, en su defecto, necesita cruzar información de diferentes sistemas para calcular, por ejemplo, la facturación que cada vendedor hace por cada peso invertido en salario, en pos de identificar sus mejores vendedores.
La estrategia de crear reportes a medida tiene en principio 3 grandes desventajas:
1- Ineficiencia en tiempos: la construcción de reportes en hojas de cálculo lleva demasiado tiempo, es monótona y repetitiva. He escuchado casos de analistas que dedican una semana a confeccionar reportes mensuales, descuidando otras tareas más productivas y eficientes. La contrapartida de estas demoras es que los tomadores de decisiones se enteran de lo sucedido en su empresa con una semana de atraso, cosa que en muchos aspectos es insuficiente para reaccionar adecuadamente ante los cambios detectados.
2- Tasa de errores elevada: un estudio realizado sobre trabajos académicos llevados a cabo por genetistas, publicado en The Economist (https://goo.gl/yA1Pq8) encontró que, en promedio, el 20% de los mismos tenía errores en las hojas de cálculo. Esto me lleva a pensar que al menos esa misma tasa de error puede encontrarse en los reportes generados por las áreas administrativas de las empresas y será seguramente superior en aquellos casos en donde quien las realiza tiene escasa formación técnica.
3- Baja capacidad analítica: aquí es donde se separan las aguas ya que los reportes que se generan poseen baja capacidad analítica. Con esto me refiero a que no pueden responder preguntas de 2º orden como, por ejemplo, ¿en dónde se generó la pérdida o el resultado extraordinario? En el reporte se ve que en sucursal N se facturó un 25% más que el año pasado y el reporte finaliza allí. ¿Qué fenómeno está vinculado a este hecho? ¿El producto X incrementó sus ventas? ¿El vendedor Y se destacó sobremanera? ¿Las ventas por el canal web se facturan en esta sucursal y antes se hacía de otra manera? ¿Las pre-ventas telefónicas mejoraron en ese departamento específico? Este tipo de preguntas son las que raramente se realizan porque simplemente no se pueden responder rápidamente o de manera económica y rápida.
Esta capacidad analítica es una de las condiciones necesarias para que las empresas maduren y crezcan de manera sostenible en el tiempo.
La capacidad de “jugar” con los datos para descubrir oportunidades y debilidades en tiempo real es lo que permite ajustarse continuamente a una realidad cambiante y evaluar los cambios en procedimientos y la efectividad de sus acciones.
Sin este tipo de herramientas, que en los últimos años se han vuelto muy económicas y fáciles de usar, no es posible entender, por ejemplo, los cambios en la demanda y realizar los ajustes necesarios para satisfacerla adecuadamente.
El talento y la experiencia son requisitos fundamentales, no para llevar adelante una empresa de manera profesional y exitosa, sino para saber en dónde empezar a analizar la información que tenemos a disposición en nuestras empresas.
En definitiva, gestionar utilizando nuestra intuición y complementarla adecuadamente con información es un tema de cultura organizacional y ya no quedan excusas para empezar a gestionar de manera más profesional las empresas de todos los tamaños y rubros de nuestro país.